אומרים שאין ידיד נאמן כמו כסף מזומן. אומרים וכנראה צודקים.
האם אתם מחפשים בעסק שלכם “איפה” הכסף?, האם אתם מציגים רווח בעסק שלכם ונמצאים במינוס בבנק? כנראה שאתם לא מנהלים נכון את תזרים המזומנים שלכם.
תזרים מזומנים הוא ההפרש בין הכסף שאתם צריכים לקבל מלקוחות לבין הכסף שאתם אמורים לשלם לספקים. ישנן מספר כללים בסיסיים כדי לנהל תזרים מזומנים נכון:
ללא מזומנים פנויים לא תוכלו להפעיל את העסק. מצד אחד אין אפשרות להניע את העסק ללא מזומנים. מצד שני, חריגה בחשבון הבנק תביא להחזרת צ’קים ללא כיסוי (א.כ.מ). לאחר עשרה צ’קים חוזרים מסיבת א.כ.מ, החשבון הופך למוגבל.
לעולם אל תגיעו למצב שאין מזומנים בעסק.
לאחר שהבנו כי ללא מזומנים פנויים נתקשה להפעיל עסק, נראה כיצד לנהל את תזרים המזומנים.
השלב הראשון הוא לרכז את כל המידע הקשור לתזרים המזומנים. לדוגמא, מתי צפויים לקבל כסף מלקוחות, מתי אמורים לשלם כסף לספקים, מתי משלמים הלוואות, באיזה תאריך יורדות הו”ק וכו’.
לאחר שריכזתם את כל הנתונים, יש לבנות טבלה באקסל (או להשתמש בתוכנות מדף), שירכזו על בסיס יומי את סך הכספים האמורים להיכנס לעסק בניכוי סך הכספים שאמורים לצאת. ההמלצה שלנו היא להכין תזרים על בסיס יומי למינימום שלושה עד שישה חודשים.
הטבלה מוכנה? אפשר להמשיך.
תהיו תמיד על המשמר ותבדקו האם אתם מזהים בעיות בתזרים המזומנים השוטף בעסק.
המטרה היא לזהות חריגות עתידיות צפויות בתזרים המזומנים, ולטפל בהן כמה שיותר מוקדם. ככל שמזהים את הבעיה מוקדם יותר כך ניתן לגבש פתרונות טובים וזולים יותר. (קל יותר לגייס מימון מהבנקים או מגופים חוץ בנקאיים מראש ולא בלחץ).
השלב הבא הוא לנהל על בסיס יום יומי את תזרים המזומנים בעסק. יש לבדוק כל יום את הדוח שהכנתם למול דפי הבנק ולעדכן את התזרים בהתאם. במקרים שבהם ההוצאות/ההכנסות לא יבואו לידי ביטוי בדפי הבנק בהתאם לדוח שהכנתם (לדוגמא צ’ק שנתתם לספק והוא טרם הציג אותו בבנק), יש להעביר את הנתון לימים הבאים.
לניהול נכון ומדויק של התזרים יש חשיבות רבה (הרי לא תרצו לקבל החלטות על בסיס נתונים שגויים), ולכן מומלץ להפקיד את המשימה לאיש מקצוע ולפנות את זמנכם לקידום השיווק והמכירות בעסק.
לא מספיק לנהל את טבלת האקסל. תהיו מודעים בכל רגע נתון מה יתרת המזומנים אצלכם בעסק ומה הצפי לזמן הקצר ולזמן הארוך. הרי כולנו רוצים לקבל החלטות על בסיס נתונים מלאים, נכונים ומדויקים.
את כל הנתונים לבניית התזרים תמשכו ממערכת הנהלת החשבונות. לשם כך הקפידו על עדכון מירבי של הנהלת החשבונות בעסק.
אם הנתונים לא יהיו עדכניים ומדוייקים, תזרים המזומנים שלכם לא ישקף את המציאות ועלול לגרום לכם לקבל החלטות שגויות.
תדאגו תמיד לקחת מקדם טעות בתזרים המזומנים שלכם. הרי תמיד תתקלו בהפתעות שלא צפיתם כגון: אי עמידה ביעדי המכירות, לקוח שנכנס לקשיי נזילות, ספק שמאחר בהספקה או “קורונה”. אני תמיד לוקח סכום של כ- 15% מהעודף התזרימי ומפחית אותו מהתזרים (מה שנקרא בצ”מ).
תמיד עדיף להיות מופתע לטובה ולא מופתע לרעה.
זיהיתי בעיה תזרימים בעתיד הקרוב. מה לעשות?
כולנו מכירים את התחושה שלא משנה איך תסתכל על העסק שלך, המספרים אף פעם לא משקרים. זיהיתם בעיה תזרימית? עומדות בפניכם מספר אפשרויות:
1. אפשרות ראשונה ועדיפה היא להזרים הון פרטי של בעל העסק במידת האפשר. זו גם האפשרות הזולה ביותר.
2. במידת האפשר, פנו ללקוחות ולספקים שלכם, ותבקשו עזרה בתשלום מוקדם מלקוחות או פריסה לספקים. תתפלאו שבהרבה מקרים הם יסכימו לעזור לכם.
3. לפנות לבנק שלכם. בנקים שונאים להיות מופתעים, ותמיד מעדיפים שתפנה אליהם מראש במקרה של בעיה. במצב כזה רוב הסיכויים שהבנק יעזור לכם לצלוח את התקופה הקשה.
4. במידה ואתם מקבלים צ’קים עתידיים מלקוחות, עומדת בפניכם האפשרות לפנות לגופים שתמורת עמלה ינכו לכם את הצ’קים (ישלמו לכם את הסכום במזומן)
5. אם עברתם את כל השלבים ועדיין חסר כסף לעסק, תמיד ניתן לפנות לגופים חוץ בנקאיים (ולהתכונן לשלם ריביות גבוהות). גופים אלו יסכימו לאחר בדיקה של העסק לעמיד לכם אשראי שתמיד יהיה יקר יותר מאשראי בנקאי.
ותמיד תזכרו כי הצלחת העסק שלכם תלויה ורק ורק בכם.
